Laut MarketsandMarkets Research wird der Markt für Prozessanalytik im Jahr 2023 voraussichtlich US$ 1,4 Milliarden wert sein.
Im Rahmen dessen erobert Process Mining die Welt im Sturm.
Die Disziplin ermöglicht es Organisationen, ihre Prozesse besser zu verstehen, mit dem Ziel, diese zu optimieren und zu automatisieren.
In diesem Ratgeber geben wir Ihnen einen Gesamtüberblick über Process Mining – von den verschiedenen Phasen bis hin zu den aktuellen Trends.
Shortcuts
Process Mining: Definition
Process Mining ist eine Disziplin bei der relevante Daten aus Ereignisprotokollen von Informationssystemen extrahiert werden.
Diese Daten geben Organisationen einen granularen Einblick in ihre tatsächlichen, gelebten Prozesse.
Das ermöglicht nicht nur eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung von Prozessen, sondern auch eine anschließende Automatisierung.
Process Mining: Phasen
Sammeln
Die erste Phase besteht darin, Echtzeitverbindungen zu transaktionalen Systemen (bspw. Oracle, SAP, ServiceNow, Salesforce uvm.) herzustellen.
Das ist wichtig, da jede Interaktion innerhalb von transaktionalen Systemen digitale Fußabdrücke, sogenannte Rohdaten, hinterläßt.
Über vorgefertigte Konnektoren und APIs können diese Rohdaten extrahiert und in Ereignisprotokolle umgewandelt werden.
Process Mining aggregiert diese Ereignisprotokolle, wodurch tatsächliche Prozessabläufe rekonstruiert werden können.
Entdecken
In der zweiten Phase wird die Prozessumgebung methodisch quantifiziert.
Das heißt, dass die gesamte Prozessumgebung anhand der vorhandenen Ereignisprotokolle detailliert dargestellt wird.
So kann jeder Fall, jeder Weg, jede Variation und jede Schwachstelle genauestens analysiert werden.
In dieser Phase wird auch evaluiert, welche geschäftlichen Auswirkungen einzelne Teile in der Prozessumgebung mit sich bringen.
Optimieren
Die identifizierten Schwachstellen in den Prozessen bilden die Optimierungsgrundlage.
Ziel ist es, praktische Verbesserungsmaßnahmen auszumachen, die diese Schwachstellen beheben können.
Immer mehr Organisationen setzen künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ein, um diese Verbesserungsmaßnahmen über alle Transaktionssystemen hinweg einzuführen.
Sobald Prozessprobleme beseitigt und Prozesse optimiert wurden, können sie anschließend auch automatisiert werden – sofern das sinnvoll ist.
Überwachen
Die kontinuierliche Optimierung von Prozessen ist ein zentraler Bestandteil von Process Mining.
Dass geschieht, in dem Führungskräfte und Manager Prozesse im Hinblick auf KPIs und Geschäftsergebnisse überwachen.
Sollten neue Schwachstellen auftreten, können sie umgehend eingreifen und Verbesserungen einleiten.
So ist es möglich, dass Prozesse fortlaufend an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen angepasst werden können.
Process Mining: Anwendung
Gesundheitswesen
Die Anzahl an Behandlungen steigt kontinuierlich an.
Für Organisationen im Gesundheitswesen, die damit konfrontiert sind, kann Process Mining eine Hilfe sein.
Es ermöglicht Gesundheitseinrichtungen nämlich, Behandlungen so effizient wie möglich zu gestalten – vom Arztbesuch über die Behandlung bis hin zum abgeschlossenen Behandlungsfall.
Finanzdienstleistung
Digitales Banking – besonders über Smartphones – gehört inzwischen zum Standard.
Wichtig beim digitalen Banken ist vor allem das Onboarding von neuen Kunden und das Erlebnis bestehender Kunden.
Process Mining gibt Finanzdienstleistern eine Sicht auf alle relevanten Prozesse in diesen Bereichen – in Echtzeit.
So können Nutzerverhalten ausgemacht, Prozesse verbessert und das Kundenerlebnis weiter optimiert werden.
Einzelhandel / eCommerce
Im Einzelhandel kommt es immer wieder zu teuren Prozessausfällen – vor allem bei DTC-Unternehmen.
Grund dafür sind meistens Systemprobleme in den komplexen eCommerce-Abläufen.
Besonders mit Hinblick auf die steigende Anzahl an Transaktionen ist das nicht von Vorteil.
Process Mining ermöglicht es, robuste und stabile Prozesse zu etablieren.
So können Kunden ihre Bestellungen reibungslos abschließen, ohne dabei auf Probleme zu stoßen, die ihre Einkaufserlebnisse trüben könnten.
Telekommunikation
Die Aktivierung von Handys und SIM-Karten erfolgt zunehmend über Online-Plattformen.
Online-Plattformen wiederum automatisieren diese Aktivierungen zunehmend, wodurch das Risiko steigt, dass Aktivierungen durch Prozessschwachstellen fehlschlagen.
Schlägt ein Prozess immer wieder fehl, können sich Interessenten entscheiden, zu einem anderen Telekommunikationsunternehmen zu wechseln.
Damit das nicht passiert, setzen Telekommunikationsunternehmen Process Mining ein, welches ihnen erlaubt, Probleme in ihren Prozessen frühzeitig zu entdecken und zu beseitigen.
Personalwesen & Rekrutierung
Je mehr Bewerber es auf eine Stelle gibt, desto mehr Arbeit hat das Personalwesen und desto höher sind die Kosten.
Mit Process Mining können die manuellen Schritte des Personalwesens effizienter gestaltet und möglicherweise automatisiert werden.
Ein Beispiel wäre, dass alle Bewerbungen einen vordefinierten Prozess durchlaufen und nur die and das Personalwesen weitergeleitet werden, die auch wirklich den Anforderungen entsprechen.
Versand & Logistik
Kommt es zu Verzögerungen zwischen Auftragseingang und Versand kann das zu erheblichen Umsatzeinbußen führen.
Effektiv ist daher eine Überwachung einzelner Schritte durch Process Mining, um Probleme frühzeitig auszumachen und zu beseitigen.
Dadurch können Organisationen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und den Umsatz steigern.
Process Mining: Software im Überblick
Nintex Process Platform
Die Nintex Process Platform wird bei mehr als 10,000 Organisationen auf der ganzen Welt und in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt.
Die Drag-and-Drop-Design-Tools der Plattform machen es besonders einfach, selbst die anspruchsvollsten Prozesse zu visualisieren und zu automatisieren.
Spannend ist vor allem, dass in der Platform Prozesse u.a. in SharePoint oder Salesforce abgebildet und anschließend durch Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden können.
Celonis Execution Management System
Celonis hat Unternehmenssitze in München und New York und arbeitet nach eigenen Angaben mit einer marktführenden Process-Mining-Technologie.
Deshalb zählen Marken wie Bosch, Coca-Cola, Siemens, Uber und Vodafone zu den Kunden der Münchner.
Das Celonis Execution Management System (EMS) hilft Organisationen vor allem dabei, alle relevanten Prozess-Facetten zu verwalten – von der Analyse bis hin zur Automatisierungen.
Signavio Process Intelligence
Auch Signavio ist in Deutschland ansässig – genauer gesagt in Berlin.
Im ersten Quartal 2021 übernahm SAP das Unternehmen.
Signavio Process Intelligence ermöglicht es Anwendern, tiefgreifende Prozessanalysen durchzuführen.
So können vor allem Compliance-Verstöße und kritische Leistungsengpässe erkannt, visualisiert und behoben werden.
UiPath Process Mining
In 2019 gab UiPath die Übernahme von ProcessGold bekannt.
Mit dieser Akquisition wurde UiPath zum ersten Anbieter, der Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) strategisch vereint.
Die neue Lösung – UiPath Process Mining – verwendet einen zum Patent angemeldeten TRACY-Algorithmus.
Dieser ermöglicht eine extrem schnelle Darstellung von Prozessen und erlaubt Organisationen somit, Risiken in Echtzeit zu erkennen, zu verstehen und zu vermeiden.
LANA Process Mining
Nicht nur Celonis und Signavio kommen aus Deutschland – sondern auch Lana Labs.
Lana Labs ist in Berlin ansässig und spezialisiert sich mit seiner Lösung, LANA Process Mining, vor allem auf die Optimierung von Prozessen in den Bereichen Purchase-to-Pay, Order-to-Cash, Gesundheitswesen und Produktion.
Auch die LANA-Lösung legt einen großen Wert auf eine reibungslose Integration von Process Mining und Robotic Process Automation (RBA).
ARIS Process Mining
Ein weiteres Unternehmen aus Deutschland: Software AG.
Die Software AG ist mit der Lösung ARIS Process Mining im Markt vertreten.
Die Lösung zeigt seine Stärken vor allem bei SAP-Implementierungen und ist deshalb bei vielen SAP Beratern beliebt.
Zudem findet die Lösung besonders bei Organisationen Anwendung, die mit viel Bürokratie zu kämpfen haben.
QPR ProcessAnalyzer
Mit QPR ist ein weiteres europäisches Unternehmen auf unserer Liste vertreten.
Das Unternehmen wurde 1991 in Helsinki gegründet ist hat mit QPR ProcessAnalyzer einer der ältesten Process-Mining-Lösungen im Portfolio.
QPR ProcessAnalyzer besitzt auch die umfangreichste Bibliothek an vorgefertigten Diagrammen und Analysen für die Prozessvisualisierung.
Genau deshalb setzen viele KMUs QPR ProcessAnalyzer ein um ihre Prozesse zu optimieren und zunehmend zu automatisieren.
Process Mining von myInvenio
Das italienische Unternehmen myInvenio ist mit seiner Process-Mining-Suite bereits seit langem eine etablierte Größe.
Spannend ist vor allem der „Decision Rules Miner“.
Mit dem Tool können Sie herausfinden, warum ein bestimmter Prozess sich so gestaltet wie er sich gestaltet.
Zudem ist das Toolset von myInvenio seit November 2020 teil von IBM Cloud Pak.
In dieser Partnerschaft fokussiert sich myInvenio auf das Entdecken und Analysieren von Prozesse, und IBM auf die Optimierung.
Process Mining: Vorteile
Gesteigerte Transparenz
Jede Organisation besitzt Prozessdaten.
Meistens mangelt es jedoch an geeigneten Lösungen, um diese auszuwerten.
Genau dort setzt Process Mining an.
Mithilfe der Disziplin können Sie nämlich Prozesse in Ihrer Organisation visualisieren.
Das ermöglicht Ihnen eine noch nie dagewesene Transparenz über den Ist-Zustand Ihrer Prozesse.
Datengesteuerte Entscheidungen
Wenn Sie in Ihrer Organisation auf eine hohe Datenverfügbarkeit zurückgreifen können haben Sie einen entscheidenden Vorteil.
Eine hohe Datenverfügbarkeit erlaubt Ihnen beispielsweise, mithilfe von Process Mining Abläufe zu visualisieren.
Sind Ihre Prozesse virtualisiert, können sie anschließend noch granularen analysiert werden.
Das ermöglicht Ihnen, Ihre Prozesse besser zu verstehen und Prozessentscheidungen präziser durchzuführen.
Standardisierung
Für herausragende Ergebnisse benötigen Sie konsistente Prozesse.
Sprich, Sie benötigen standardisierte Prozesse.
Mit Process-Mining-Lösungen können Sie leichter herausfinden, welche Prozesse nicht Ihren Standards folgen.
Das bringt Ihre gesamte Organisation auf die gleiche Verständnisebene.
So lassen sich Optimierungen fortlaufend durchführen und eine Standardisierung Ihrer Abläufe gewährleisten.
Kostenreduzierung
Prozesse können ineffizient oder fehlerhaft sein.
Das bringt zusätzliche Kosten mit sich.
Mit Process Mining können Ineffizienzen analysiert und Potentiale zur Kostenreduzierung erkannt werden.
So lässt sich beispielsweise herausfinden, welche Prozessschritte veraltet und damit überflüssig sind.
Oder standardisierte Prozesse können mit einem RPA-Bot automatisiert werden.
SLA-Anforderungen
Support-Mitarbeiter haben meistens mit einer große Anzahl an Tickets zu tun.
Es ist somit nicht unüblich, dass sie die ganzen Anfragen und Probleme im Ticketsystem nicht schnell genug abarbeiten können (hier entlang für mehr zum Thema Ticketsystem).
All das, während Service-Level-Agreements (SLAs) im Hintergrund lauern.
Mit Process Mining können die schnellsten Prozesspfade herausgearbeitet werden.
So können Ihre Support-Teams SLAs zu jederzeit stets einhalten.
Process Mining: Herausforderungen
Datenqualität
Process Mining kann Probleme nicht auf Anhieb lösen.
Damit die Disziplin erfolgreich eingesetzt werden kann, müssen Sie die Einführung planen.
Dazu gehört auch die Analyse Ihrer Daten, Anforderungen und Software.
Viele Organisation sind jedoch nicht datenaffin, wodurch ihre Datensätze eine schlechte Qualität aufweisen.
Ist die Datenqualität schlecht, wird eine erfolgreiche Einführung von Process Mining schwierig.
Mangelnde Vorbereitung
Eine Process-Mining-Lösung bringt Ihnen wenig, wenn Sie Ihre Anforderungen d.h. Problemstellungen nicht klar definiert haben.
Um Anforderungen d.h. Problemstellungen herauszuarbeiten, benötigen Sie ein dediziertes Team.
Sobald das Team die Ausgangslage etabliert hat, kann es dazu übergehen, weitere Kompetenzen aufzubauen und Einbindungen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur vorbereiten.
Eine mangelnde oder mangelhafte Vorbereitung ist jedoch einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Process-Mining-Projekten.
Plug & Play Lösungen
Jede Organisation besitzt individuelle Besonderheiten.
Die Attribute, die Sie von anderen Organisationen unterscheiden, sollten Sie nicht unterschätzen.
Trotzdem setzen viele Organisation auf standardisierte oder Plug & Play Lösungen, anstatt auf maßgeschneiderte Tools.
Diese sind oft nicht in der Lage, organisationsspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Tauschen Sie sich deshalb mit allen relevanten Stakeholdern aus, bevor Sie eine Process-Mining-Lösung erwerben.
Regelbasierte Datenanalyse
Die meisten Organisationen setzen die klassische Datenanalyse ein, auch im Bereich der Prozessoptimierung.
In der klassischen Datenanalyse wird die aktuelle Lage anhand manuell erstellter Reports festgehalten und analysiert.
Die klassischen Datenanalyse wird bleiben – sie wird zukünftig jedoch mit Process-Mining-Fähigkeiten erweitert werden.
Organisationen, die die klassische Datenanalyse komplett durch Process Mining ersetzen, schwächen ihre Analysefähigkeiten.
Process Mining bietet einige Vorteile, ist aber keine Wunderwaffe, und sollte immer im Zusammenspiel mit der klassische Datenanalyse eingesetzt werden.
Datenvisualisierung
Mit Process Mining können Sie unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen auf einem Dashboard visualisieren.
Mit der Visualisierung Ihrer Prozesses ist es aber nicht getan.
Die Visualisierung an sich ist kein Mehrwert, wohl aber die Analyse, die sie ermöglicht.
Anhand der Visualisierung können Schwachstellen in Ihren Prozessen nämlich erkannt und beseitigt werden.
Viel zu oft erwarten Organisationen jedoch, dass die reine Visualisierung von Prozessen Verbesserungen mit sich bringen und vergessen dabei die tatsächliche Analyse.
Process Mining & Robotic Process Automation (RBA)
Synergieeffekt #1
Process-Mining-Lösungen durchforstet Ihre Systeme und sucht nach Ereignisprotokollen.
Diese Ereignisprotokolle werden dazu benötigt, um Ihre Prozesse interaktiv in Dashboards darzustellen.
Process Mining liefert Ihnen somit den Ist-Zustand Ihrer Prozesse und ermöglicht Ihnen, diesen mit dem Soll-Zustand zu vergleichen.
Synergieeffekt #2
Anhand Process-Mining-Dashboards können Sie erkennen, welche Prozesse Schwachstellen aufzeigen.
Durch die interaktiven Dashboards können Sie auch feststellen, welche Prozesse für eine Automatisierung durch RPA geeignet sind.
So können Sie einen der häufigsten RPA-Fehler umgehen: Die Automatisierung von fehlerhaften Prozessen.
Synergieeffekt #3
Sollten Sie durch Process Mining auf Schwachstellen oder Automatisierungspotenziale gestoßen sein, können Sie diese genauer analysieren.
So können Sie beispielsweise feststellen, dass einige Ihrer Prozesse schon lange zeitaufwändige Workarounds verwenden.
Oder Sie stellen fest, dass die von Ihren Mitarbeitern ausgeführten Schritte immer die gleichen sind.
Diese Erkenntnisse dienen RPA-Bots als Vorlage, um Prozesse zu automatisieren.
Process Mining: Trends & Ausblick
Automatisierung
Das Automatisieren von Prozessen ist nicht einfach.
Oft ist ein fehlendes Verständnis der Nuancen und Feinheiten der zugrundeliegenden Prozesse eine Herausforderung.
Denn Prozesse sind kompliziert und haben viele Varianten.
Process Mining hilft dabei, Ihre komplexen Prozesse abzubilden.
Diese Abbildungen werden auch in 2022 als Vorlagen für weitere Automatisierungsschritte dienen.
Wie oben bereits erwähnt, wird vor allem Robotic Process Automation (RPA) in diesem Kontext eine größere Rolle spielen.
Task Mining
Process Mining gibt Ihnen einen Einblicke in das Große und Ganze Ihrer Prozesse.
Task Mining wiederum zeigt auf, welche Aktionen Ihre Mitarbeiter zwischen jedem Prozessschritt unternehmen.
Task Mining zeigt also auf, wie die Arbeit innerhalb Ihrer Organisation erledigt wird.
In diesem Kontext gilt es das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu optimieren.
So können einzelne Prozessschritte und anschließend ganze Prozesse verbessert werden.
Genau deshalb werden in 2022 immer mehr Lösungen Task-Mining-Fähigkeiten mitbringen.
Neue Einsatzgebiete
Gesundheitswesen
Die Digitalisierung des Gesundheitswesens bleibt eine Mammutaufgabe.
Es wurden aber bereits Fortschritte erzielt.
Heute sind nämlich auch Gesundheitsdienstleister in der Lage, Prozesse zu optimieren.
So können vor allem Behandlungen – vom Arztbesuch bis hin zum abgeschlossenen Behandlungsfall – noch effizienter gestaltet werden.
Produktion
Für viele produzierende Gewerbe ist das senken der Gesamtkosten ein wichtiges Ziel.
Process Mining kann hier Abhilfe schaffen.
So kann die Disziplin dabei helfen, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen.
Dadurch kann die Effizienz weiter gesteigert werden, wodurch die anfallenden Gesamtkosten reduziert werden können.
Logistik
Auch in der Logistik wird Process Mining zunehmend eingesetzt.
Das ist wenig verwunderlich, da in der Logistik enorm viele Prozesse abgewickelt werden.
Diese reichen vom Auftragseingang bis hin zur internen Handhabung dieser Bestellungen.
Mithilfe von Process Mining können Logistikunternehmen ihre Prozess-Pipeline fortlaufend optimieren.
In 2022 kommt das vor allem eCommerce-Unternehmen zugute.
Datenschutz
Prozesse in Organisationen sind oft personenbezogen.
Bei personenbezogenen Prozessen handelt es sich beispielsweise um das Onboarding von Mitarbeitern oder Kundenservice-Vorgänge.
Es müssen somit auch in 2022 organisatorische und technologische Maßnahmen implementiert werden, um den Schutz dieser Daten sicherzustellen.
Hier sind sowohl die Anbieter der Lösungen, als auch die Organisationen gefragt, die Process-Mining-Tools einsetzen.
Simulation & Compliance
Process Mining kann nicht nur dazu eingesetzt werden um Prozesse zu optimieren.
Sie können mit der Disziplin auch die Compliance Ihrer Abläufe überprüfen.
Durch eine Prozess-Simulation können Sie beispielsweise erkennen, ob Prozess-Änderungen möglicherweise gegen die Compliance-Richtlinien Ihrer Organisation verstoßen würden.
In 2022 werden Organisationen Process Mining auch zunehmend für genau diesen Use Case einsetzen.
Fazit
Process Mining ermöglicht es Organisationen, ihre Prozesse zu verstehen, zu optimieren und zu automatisieren.
Bevor Sie sich jedoch für ein Process-Mining-Lösung entscheiden, sollten Sie die Vorteile und Herausforderungen abwägen.
Zudem sollten Sie klarstellen, ob Ihre Process-Mining-Lösung RPA-Features benötigt und welche zukünftigen Trends sie abdeckt soll.
Es gibt Automatisierung, die nicht den Menschen ersetzt, sondern todlangweilige Aufgaben.
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