Die Bedeutung von Enterprise Resource Planning (ERP) wächst zunehmend.
In der Regel greifen Organisationen auf ERP-Lösungen zurück, wenn Spreadsheets und isolierte Tools sie an einem weiteren dynamischen Wachstum hindern.
In diesem Ratgeber geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in alle ERP-Themen, um Sie so bestmöglich auf Ihrer ERP-Journey zu unterstützen.
Shortcuts
ERP: Definition
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“.
Das heißt soviel wie Geschäftsressourcenplanung.
ERP-Lösungen bestehen meistens aus verschiedenen Softwaremodulen für verschiedene Prozesse oder Abteilungen.
Jedes Softwaremodul bezieht und teilt Daten mit einer zentralen Datenbank.
Aufgrund dieser Datenzentralisierung ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen den Softwaremodulen möglich.
So kann die Planung, Steuerung und das Controlling von Ressourcen in Organisationen effizient gestaltet werden.
ERP: Bezugsmodelle
Sie können ERP-Lösungen aus den unterschiedlichsten Quellen beziehen.
Die beliebtesten sind On-Premises / Private Cloud, Public Cloud oder Hybrid Cloud (hier entlang für mehr zum Thema Cloud Computing).
On-Premises / Private Cloud
On-Premise-Lösungen sind besonders gut darin, die Komplexität in Organisationen abzubilden.
Genau deshalb kommen sie oft in großen Organisationen mit vielen Anpassungswünschen zum Einsatz.
Public Cloud
Cloud-ERP-Lösungen oder SaaS-Lösungen lassen sich sehr schnell einrichten.
Zudem berücksichtigen sie oft branchenspezifische Anforderungen.
Vor allem KMUs setzen zunehmend auf SaaS-Lösungen.
Hybrid Cloud
Hybride ERP-Lösungen sind vor allem für den Mittelstand interessant.
Bei hybriden Lösungen wird ein Teil der Software vor Ort (On-Premises / Private Cloud) und ein Teil in der Public Cloud betrieben.
So können Organisationen sowohl die Vorteile aus der Private als auch der Public Cloud genießen.
ERP: On-Premises vs. Cloud
Eine grundsätzlichen Entscheidungen ist, ob Sie Ihre Lösung in-House betreiben, oder aus der Public Cloud beziehen möchten.
Vorteile von On-Premises-ERP
Sicherheit
Wenn intellektuelles Eigentum und sensible Daten eine wichtige Rolle für Sie spielen, ist es aus Sicherheitsgründen sinnvoll, auf eine On-Premises-Lösung zu setzen.
Zuverlässigkeit
On-Premises-Lösungen gelten allgemein als besonders zuverlässig und sind sogar ohne eine intakte Internetverbindung betriebsfähig.
Anforderungen
Eine On-Premises-Lösung ist dann für Sie sinnvoll, wenn Ihre fachspezifischen Anforderungen nicht von Cloud-Native-Anbietern erfüllt werden können.
Kontrolle
Bei einer On-Premises-Lösung haben Sie die maximale Kontrolle über das System und können in voller Eigenverantwortung unabhängige Entscheidungen treffen und umsetzen.
Lizenzen
Ihre Kosten für eine On-Premises-Lösung sind einmalig.
Langfristig kann dies im Vergleich zu SaaS-Lösungen mitunter große Preisvorteile bedeuten.
Nachteile von On-Premises-ERP
Kosten
On-Premises-Systeme sind grundsätzlich teurer als SaaS-Lösungen.
Denn Sie müssen auf eigene Hardware, Software und Manpower zurückgegriffen um sie erfolgreich zu betrieben.
Haftung
Wenn Ihre On-Premises-Lösung ausfällt, oder wenn es zu Datenlecks kommt, dann haften Sie als betreibende Organisation uneingeschränkt.
Schulungen
On-Premises-Lösungen sind meist relativ kompliziert zu implementieren und zu betreiben.
Deshalb sollten sie entsprechende Zusatzkosten für Schulungen einkalkulieren.
Wartung
Der Betrieb von On-Premises-Lösung verursacht laufende Kosten.
So müssen Sie etwa regelmäßige Wartungsarbeiten berücksichtigen und einkalkuliert.
Skalierung
Wenn Sie schnell wachsen wollen, muss Ihre On-Premise-Lösung mitskalieren.
Das bedeutet zusätzliche Kosten, Schulungen und ein ausgeklügeltes Projektmanagement, welches weitere Ressourcen in Anspruch nehmen würde.
Vorteile von Cloud-ERP
Kosten
Cloudbasierte-Lösungen stehen Ihnen in vielen Fällen mittels Demo-Versionen gratis zur Verfügung.
Zudem basieren SaaS-Lösungen meistens auf einem kostengünstigen Abonnement und stellen nur die monatlichen Lizenz-Kosten in Rechnung.
Aufwand
ERP-Lösungen lassen sich über die Cloud mit wenigen Klicks in Betrieb nehmen.
Da auch die Bedienung sehr einfach ist, werden nur weniger oder gar keine IT-Experten benötigt.
Fachpersonal
Den Betrieb und die Instandhaltung Ihrer Lösung übernimmt der Anbieter.
Auch das hilft dabei, Kosten, insbesondere beim Personal, zu optimieren.
Hardware
Bei SaaS-Lösungen liegt das System beim Anbieter.
Das bedeutet, dass Sie keine dedizierte Hardware betreiben müssen.
Zugriff
Mithilfe einer cloudbasierten Lösung können Ihre Mitarbeiter ganz einfach per Browser auf alle wichtigen Funktionen zugreifen.
Bei manchen Lösungen klappt das sogar vom Smartphone aus.
Nachteile von Cloud-ERP
Kosten
Viele Cloud-Lösungen sind modular aufgebaut.
Je mehr Module Sie also aktivieren, desto mehr müssen Sie zahlen.
Wenn Sie außerdem lange genug monatliche Gebühren zahlen, können diese Kosten eine einmalige Investition überschreiten, die Sie bei On-Premises-Lösungen tätigen würden.
Vendor Lock-In
Die Uptime von ERP-Lösungen beträgt in den allermeisten Fällen mehr als 99,9%.
Dennoch haben Sie im Notfall nicht mehr alles selbst in der Hand und müssen sich voll und ganz auf den Anbieter verlassen.
Verbindung
Sie sind bei einer cloudbasierten Lösung von einer funktionierenden Internetverbindung abhängig.
Ausfälle sind schmerzlich, denn sie können Ihre Produktivität stark einschränken.
Mobile Endgeräte
Immer mehr Anbieter ermöglichen einen performanten Zugriff über mobile Endgeräte.
Die Sicherheit Ihrer Daten ist nach derzeitigem Stand bei einer mobilen Anwendungen jedoch nicht immer zu 100% gegeben.
Datensicherheit
Sind Sie bereit, Ihre Daten einem externen Anbieter anzuvertrauen?
Das ist eine wichtige Frage, denn mit der Nutzung von Cloud-Diensten gehen Sie grundsätzlich ein gewisses Sicherheitsrisiko ein.
ERP: Software
SAP BusinessOne
SAP BusinessOne ist eine leicht bedienbare ERP-Software die in mehr als 25 verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann.
Zudem bietet die Software die Möglichkeit, mehr als 550 zusätzliche Lösungen von verschiedenen Software-Partnern zu integrieren.
SAP BusinessOne ist besonders für große Organisationen geeignet und wird von SAP entwickelt – ein Branchenriese und Pionier im ERP-Bereich.
Oracle JDEdwards EnterpriseOne
JDEdwards EnterpriseOne skaliert besonders leicht – welches schnell wachsenden Organisation zugute kommt.
Die Lösung bietet mehr als 80 Module für die unterschiedlichsten Bereiche.
JDEdwards EnterpriseOne wird vom Anbieter Oracle entwickelt, der ebenfalls seit vielen Jahren als ERP-Vorreiter gilt.
Sage 100
Sage ist ein Unternehmen mit Sitz in Großbritannien.
Mit Sage 100 liefert der Anbieter eine hochflexible Lösung, die auch fremdsprachen- und fremdwährungsfähig ist.
Sage 100 ist branchenneutral und lässt sich mit mehr als 200 Tools von zertifizierten Sage-Partnern erweitern.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Auch der kalifornische IT-Riese hat eine ERP-Lösung im Angebot.
Der Vorteil von Microsoft Dynamics 365 Business Central ist dass viele Anwender die Benutzeroberfläche aus gängigen Office-Anwendungen kennen.
So garantiert Microsoft Dynamics 365 Business Central eine kurze Einarbeitungszeiten für Anwender aus allen erdenklichen Branchen.
DATEV Mittelstand Pro
DATEV ist ein erfahrener Anbieter von qualitativ hochwertigen Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen mit Sitz in Nürnberg.
DATEV Mittelstand Pro bietet einen hohen Sicherheitsstandard bei der Datenspeicherung und Datenübermittlung.
Die Lösung eignet sich besonders gut für Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, die ihre Finanzbuchhaltung eigenständig erledigen wollen.
Infor LN
Infor ist ein weiterer profilierter Anbieter von ERP-Lösungen.
Infor LN unterstützt Organisationen bei der Verwaltung ihrer komplexen Lieferketten, indem es dabei hilft, Prozesse zu optimieren.
Die Lösungen eignet sich für viele Branchen, aber besonders produzierende Gewerbe setzen auf Infor LN.
lexbizz ERP
Lexware bietet mit lexbizz ERP eine Lösung, die sich besonders für mittelständische Organisationen eignet.
Als branchenunabhängige Lösung kann sie zudem um branchenspezifische Funktionen erweitert werde.
Die Freiburger betonen zudem, dass Daten in ihrer Lösung stets in Echtzeit zur Verfügung stehen.
xentral
Xentral ist „ERP made in Augsburg“.
Die Lösung von xentral unterstützt eCommerce-KMUs dabei, ihrer wachsenden Nachfrage nachzukommen.
Davon profitieren vor allem B2C- bzw. DTC-Unternehmen.
Firmen wie Nu Company und Flyeralarm zählen bereits zu den rund 1000 Kunden von xentral.
ERP: Vorteile
Übersicht
ERP-Lösungen ermöglichen Ihnen einen Überblick über Ihre Prozesse.
Das erlaubt Ihnen, schnelle Entscheidungen zu treffen, da Sie zu jedem Zeitpunkt gut informiert sind.
Meistens ist dies das größten Verkaufsargumente für ERP-Lösungen.
Reporting & Planung
Eine ERP-Suite bedeutet, dass Ihre Organisation über ein einziges, einheitliches Berichtssystem für jeden Prozess verfügt.
So können Sie jederzeit nützliche Berichte und Analysen erstellen – ganz ohne lästige Spreadsheets und E-Mails.
Datengetriebene Entscheidungen, auf der Grundlage von Trends und Metriken, können so zu Ihrem Geschäftserfolg beitragen.
Prozesse
Die meisten ERP-Lösungen basieren auf Best Practices und bringen so erprobte Prozesse mit.
Das ermöglicht Organisations, ihre eigenen Prozesse und Systeme zu standardisieren.
Im Gegenzug werden Fehler und Kosten stark reduziert, was die Produktivität und Effizienz weiter steigert.
Zusammenarbeit & Workflows
Eine gute Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil einer florierenden Organisation.
Doch oft arbeiten Teams in Silos, weil eine Zusammenarbeit mehr Zeit und Aufwand erfordert.
ERP-Lösungen ermöglichen Ihren Mitarbeitern jedoch einen Zugriff auf den gesamten Datenschatz Ihrer Organisation.
Dadurch sehen Ihre Mitarbeiter das „Big Picture“ und können besser zusammenarbeiten.
Datensicherheit und -qualität
Das Zusammenführen von Informationen und Daten aus mehreren Systemen führt oft zu Konflikten.
ERP-Lösungen haben jedoch nur ein einziges Repository, was dabei hilft, die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Daten zu verbessern.
Hinzu kommt, dass so auch ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet werden kann.
ERP: Nachteile
Kosten
Während eine ERP-Suite allein schon eine große Investition ist, kostet der Implementierungsprozess fast immer mehr.
Das liegt daran, dass Sie möglicherweise ERP-Berater, zusätzliche IT-Mitarbeiter, Schulungsspezialisten usw. einstellen müssen.
Individualisierung
Das Customizing von ERP-Lösungen kann leicht und schnell aus dem Ruder laufen.
Organisationen unterschätzen nämlich häufig, wie viele Ressourcen tatsächlich benötigt werden und beenden entweder das Customizing oder überschreiten ihr Budget erheblich.
Datenmigration
Wenn Sie eine neue ERP-Lösung zum ersten Mal verwenden, müssen Sie Ihre bestehende Daten migrieren.
Das kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
Sie müssen nämlich sicherstellen, dass während des Migrationsprozesses keine Daten verloren gehen oder dupliziert werden.
Komplexität
ERP-Lösungen bieten zahlreiche Funktionen, können aber auch komplex und schwierig zu bedienen sein.
Es kommt nicht selten vor, dass Organisationen ERP-Lösungen einsetzen, die zu groß und kompliziert für ihre Prozesse sind.
Zudem führt das meistens zu einem schlechten ROI.
Widerstände
Es kann einige Zeit dauern, bis sich Ihre Mitarbeiter an eine neue ERP-Lösung gewöhnt haben, was dazu führen kann, dass sie nicht in vollem Umfang genutzt wird.
Andere Mitarbeiter haben möglicherweise Probleme damit, Informationen einzugeben.
Das kann dazu führen, dass die ERP-Lösung nicht in allen Abteilungen optimal genutzt wird.
ERP: Trends & Ausblick
Cloud-Beschleunigung
Wie bereits erwähnt, On-Premises-ERP-Lösungen haben ihre Grenzen.
Cloud-ERP-Lösungen bieten Organisationen jedoch geringere Kosten, keine Systemwartungen und einen grenzenlosen Spielraum für Innovationen.
Organisationen, die sich bisher unschlüssig waren, werden sich deshalb in 2022 für Cloud-ERP-Lösungen oder eine Hybrid-ERP-Lösungen entscheiden.
Nischenlösungen
ERP-Lösungen von der Stange werden immer unbeliebter.
Es besteht nämlich ein zunehmendes Interesse an Nischenlösungen, die auf bestimmte Branche zugeschnitten sind (bspw. Xentral für eCommerce).
Was wir also in 2022 sehen werden ist die Ablösung allgemeiner ERP-Lösungen durch ERP-Plattformen für bestimmte Nischen.
KI-Explosion
Im Jahr 2022 wird es immer mehr ERP-Systeme mit eingebauten KI-Funktionen geben.
Das wiederum führt zu neuen Workflows, Automatisierungen von Routineaufgaben und einer Reduzierung von Fehlern und Ladezeiten.
So lassen sich letztendlich auch die organisationsweite Effizienz und Produktivität weiter steigern.
Datenmobilität
ERP-Anbieter bieten schon seit einiger Zeit mobile Anwendungen als „Extra“-Funktion an.
Ab 2022 werden mobile Anwendungen jedoch zunehmend zur Norm.
Sie erlauben Mitarbeitern nämlich, Daten und Workflows von einem Ort ihrer Wahl einzusehen, sowie eine reibungslose Kooperation mit ihren Kollegen auf der ganzen Welt.
Mobile ERP-Lösungen sind so in der Lage, die Agilität und Produktivität von Organisation deutlich zu verbessern.
Zweistufensystem
Traditionell implementieren Organisationen ein einziges ERP-System.
Das erweist sich jedoch oft als problematisch, kostspielig und schwierig in der Wartung.
Ein zweistufiges System ermöglicht es Organisationen jedoch, ihre bestehenden ERP-Lösung auf Konzernebene beizubehalten (Tier 1), während ihre Niederlassungen und Tochtergesellschaften auf cloudbasierte, spezialisierte ERP-Lösungen zurückgreifen (Tier 2).
In 2022 werden immer mehr Organisationen damit anfangen, ein zweistufiges ERP-System umzusetzen.
Fazit
In der Regel greifen Organisationen auf ERP-Lösungen zurück, wenn Spreadsheets und isolierte Tools sie an einem weiteren dynamischen Wachstum hindern.
Wenn Sie sich für eine ERP-Lösung entscheiden, müssen Sie jedoch die Vorteile und Herausforderungen abwägen.
Ungeachtet dessen wird das Thema ERP zukünftig weiterhin eine wichtige Rolle spielen.
ERP ist erstens eine Einstellung, zweitens ein Prozess und erst drittens ein Satz von Werkzeugen.
Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Hier finden Sie weitere Technologie-Ratgeber!
