Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel.
Das liegt unter anderem daran, dass Mitarbeiter zunehmend flexible Arbeitszeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle erwarten.
In diesem Kontext gilt vor allem der Digital Workplace als Change Agent.
In diesem Ratgeber geben wir Ihnen einen Gesamtüberblick über den Digital Workplace – von den besten Lösungen bis zu den aktuellen Trends.
Shortcuts
Digital Workplace: Definition
Der Digital Workplace – oder digitale Arbeitsplatz – ist ein weit gefasster Begriff.
Grundsätzlich umfasst er alle digitalen Plattformen, die Mitarbeiter für die Ausführung ihrer Aufgaben nutzen.
Konkret stellt der Digital Workplace Mitarbeitern alle relevanten Daten, Anwendungen und Dienste auf jedem Gerät, zu jeder Zeit und an jedem Ort über ein sicheres Netzwerk zur Verfügung.
Digital Workplace: Verschiedene Arten
In den vergangenen Jahren ist der Digital Workplace in verschiedenen Ausführungen in Erscheinung getreten.
Besonders die folgenden Varianten haben sich in den letzten Jahren etabliert.
Virtual Desktop Infrastructure (VDI)
Im Grunde genommen unterscheidet sich die Virtual Desktop Infrastructure (VDI) in der Arbeitsweise nicht von einem herkömmlichen PC oder Laptop.
Der einzige Unterschied ist, dass Daten, Anwendungen und Dienste bei VDI-Arbeitsplätzen nicht lokal auf einem PC oder Laptop zugänglich sind, sondern über einen Browser aus einem Rechenzentrum vor Ort oder aus einer Private Cloud zur Verfügung gestellt werden.
Diese Form des Digital Workplace ist eine relativ komplexe Angelegenheit – Sie benötigen für eine reibungslose Funktionsweise nämlich IT-Experten.
Auch die Kosten sind relativ hoch, da die VDI-Umgebung überwacht und die Hardware, Software und Lizenzierung verwaltet werden müssen.
Desktop as a Service (DaaS)
Desktop as a Service (DaaS) ist VDI sehr ähnlich.
Der einzige Unterschied ist, das DaaS nicht in einem Rechenzentrum vor Ort oder in einer Private Cloud, sondern in einem externen Rechenzentrum oder in einer Public Cloud gehostet wird.
Daher verlagert DaaS im Grunde die Verwaltung der Hardware auf einen Cloud-Provider wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder Google Cloud.
Somit bietet Ihnen DaaS die Möglichkeit, VDI-Funktionen im Rahmen eines kostengünstigen monatlichen Abonnements zu nutzen.
Das verringert nicht nur Ihre Kosten, sondern führt meist auch zu einer besseren Uptime.
Interne IT-Ressourcen sind jedoch nach wie vor erforderlich, da die Verwaltung der Daten, Anwendungen und Sicherheit von Ihnen abgedeckt werden muss.
Workspace as a Service (WaaS)
DaaS bietet Ihnen jedoch nicht alle notwendigen Funktionen.
Beispielsweise umfasst DaaS nicht Datenspeicherung und -sicherung, Anwendungsmanagement und Antiviren-Funktionen – WaaS jedoch schon.
WaaS ist somit das komplette Paket: Ein virtueller Desktop in einer Cloud-Umgebung inklusive aller notwendigen Funktionen.
Besonders KMU nutzen WaaS-Angebote, da sie meistens nicht die erforderlichen IT-Ressourcen besitzen, um ein VDI- oder SaaS-Setup zu betreiben.
Digital Workplace: Lösungen
VDI-Lösungen
Citrix Workspace
Mit dem Citrix Workspace steht im VDI-Bereich ein Angebot für Organisationen jeder Größe zur Verfügung.
Vor allem die enge Integration mit Microsoft Office 365 sowie ein hoher Sicherheitsstandard, umfangreiche Analytics-Funktionen und eine enorme Flexibilität sprechen für Citrix Workspace.
Citrix ist seit mehr als 30 Jahren im B2B-Software-Bereich tätig und hat es geschafft, die Cloud-Transformation von mehr als 400,000 Organisationen maßgeblich mitzugestalten.
VMware Horizon
Als einer der Marktführer im Digital-Workplace-Bereich bietet VMware mit Horizon eine überaus starke Lösung an.
VMware Horizon kann mit nützlichen Funktionen aufwarten, wie etwa einem besonders einfachem Management und einer hervorragenden User Experience.
VMware wurde in den späten 90er Jahren in Kalifornien gegründet und wurde zunächst für Virtualisierungen bekannt.
Mit der Lösung Horizon bietet VMware eine äußerst erfolgreiche VDI-Lösung, die bei tausenden Organisationen zum Einsatz kommt.
DaaS-Lösungen
Azure Virtual Desktop
Azure Virtual Desktops (ehemals Windows Virtual Desktops) können innerhalb von Minuten eingerichtet und bei Bedarf entsprechend rasch skaliert werden.
Die Integration von Microsoft Services wie etwa Office 365, Teams und OneDrive gelingt natürlich reibungslos und ist der entscheidende Vorteil der virtuellen Microsoft Desktops (hier entlang für mehr zum Thema Azure Virtual Desktop).
Mit dem Windows-Betriebssystem hat Microsoft nach wie vor eine hohe Marktdominanz, sodass es durchaus sinnvoll ist, auf Azure Virtual Desktops zu setzen, wenn Sie eine perfekte Integrität und Kompatibilität genießen wollen.
Amazon WorkSpaces
Das DaaS-Angebot von Amazon Web Services (AWS) umfasst eine breite Palette an Funktionen.
Besonders ist, dass sowohl Windows- als auch Linux-Desktops innerhalb von Minuten bereitgestellt werden können.
Amazon WorkSpaces bestechen zudem durch eine hohe Skalierbarkeit und eine hervorragende Verfügbarkeit.
Der neue Amazon-CEO Andy Jassy, der 1997 direkt von der Harvard Business School zu Amazon kam, gründete AWS im Jahr 2006 und baute es zum dominierenden Marktführer der Public-Cloud-Branche aus.
WaaS-Lösungen
Workspot
Die Gründer führen an, dass sie Worksport gründeten, um den Schwächen von VDI-Lösungen ein Ende zu setzen.
Workspot ist eine Plattform, die hochperformante virtuelle Desktops sowie Windows- und Web-Anwendungen aus Microsoft Azure und Google Cloud bereitstellt.
Workspot hat seinen Firmensitz in Campbell, Kalifornien, wo derzeit viele ehemalige Citrix-Mitarbeiter daran arbeiten, den WaaS-Markt aufzumischen.
Getronics Digital Workplace
Der Anbieter Getronics betont, seine WaaS-Lösung ganz nach den Bedürfnissen der Kunden auszurichten.
Auch was den Support betrifft, ist Getronics gut aufgestellt: In 22 Sprachen und 185 Ländern ist man vertreten, um Kunden bei Fragen und Anliegen zur Seite stehen zu können.
Getronics hat den Hauptsitz in Amsterdam, weltweit 3,900 Mitarbeiter und mehr als 2,000 Kunden.
Digital Workplace: Vorteile
Reduzierte Betriebskosten
Ein Digital Workplace kann nicht nur die kollaborativen Aktivitäten in Ihrer Organisation, etwa durch virtuelle Meetings und interaktive Chat-Boards, erleichtern.
Er kann auch die Betriebskosten erheblich senken.
Einsparpotential bieten zum Beispiel Geschäftsreisen, Büroräumlichkeiten und das IT-Management.
Erhöhte Flexibilität
Organisationen, die einen effektiven Digital Workspace bereitstellen, erhöhen die Flexibilität ihrer Mitarbeiter erheblich.
Ein Digital Workplace ermöglicht es Ihren Mitarbeitern nämlich, orts- und zeitunabhängig zum Erfolg Ihrer Organisation beizutragen.
Das verbessert auch die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter – wodurch auch ihre Produktivität steigt.
Mehr Umsatz
Reduzierte Betriebskosten und eine erhöhte Flexibilität führen oft auch zu einem weiteren Effekt: Eine positive Auswirkung auf Ihre Bilanz.
Das sieht auch der Microsoft-Partner Avanade so.
Avanade geht davon aus, dass Organisationen durch die Implementierung eines Digital Workplace ihre Gewinne im Schnitt um 43 % steigern können.
Gesteigerte Zufriedenheit
Ein Arbeitsplatz in einem fortschrittlichen Umfeld ist äußerst attraktiv für hochqualifizierte Mitarbeiter.
Auch Ihre jetzigen Mitarbeiter arbeiten deutlich effizienter, wenn die Zufriedenheit in Ihrer Organisation hoch ist.
Ein Digital Workplace ermöglicht genau das – ein innovatives Umfeld mit einer enormen Flexibilität und Konnektivität.
Bessere Kundenerfahrung
Zufriedene Mitarbeiter arbeiten nicht nur effektiver, sondern sind emotional auch ausgeglichener.
Das kann beträchtliche Verbesserungen bei der Kundenkommunikation mit sich bringen.
Letztendlich kann das dazu führen, dass auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden gesteigert werden kann.
Digital Workplace: Herausforderungen
Mitarbeiterwiderstand
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier.
Das ist auch am Arbeitsplatz gut erkennbar.
Ein eingespieltes Team funktioniert nicht zuletzt auch deshalb reibungslos, weil die verwendeten Lösungen ohne großes Nachdenken genutzt werden.
Durch die Einführung eines Digital Workplace ist davon auszugehen, dass es im Rahmen des Changes Managements auch zu Mitarbeiterwiderständen kommen kann.
Legacy Applikationen
Viele Organisationen sind nicht ohne Weiteres bereit, etablierte und bewährte Legacy-Anwendungen zu eliminieren.
In manchen Fällen wird gar versucht, einen Digital Workplace einzuführen, ohne die Verwendungsart der Legacy-Anwendungen zu verändern.
Ist das der Fall, ist es nicht selten, dass diese Redundanzen zu Kompatibilitätsproblemen führen.
Produktivität
Insbesondere in den ersten Wochen nach der Einführung eines Digital Workplace ist mit einer Beeinträchtigung der Produktivität zu rechnen.
Das liegt daran, dass die neuen User-Interfaces und Abläufe erst noch verinnerlicht werden müssen.
Auch Testphasen und Trainingseinheiten werden mitunter Arbeitszeit binden, was die Produktivität kurzfristig zusätzlich beeinträchtigen kann.
Sicherheit
Der Digital Workplace ist insbesondere deshalb ein großartiges Konzept, weil er ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten von jedem Gerät ermöglicht.
Mit dieser erhöhten Flexibilität gehen jedoch auch erhöhte Sicherheitsrisiken einher.
Mitarbeiterschulungen hinsichtlich individueller Sicherheitsmaßnahmen sind unverzichtbar, um Datenlecks und Hacks zu minimieren (hier entlang für mehr zum Thema Cyber Security).
Executive Buy-In
Ein Digital Workplace lässt sich nur dann effektiv implementieren, wenn Führungskräfte von den Vorteilen überzeugt sind.
Es kommt jedoch häufig vor, dass Führungskräfte der digitalen Transformation in ihren Organisationen im Wege stehen.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist das Anwerben von Entscheidungsträgern mit der entsprechenden Expertise.
Digital Workplace: Trends & Ausblick
Hybridfähigkeit
Viele Organisationen wollen auch in Zukunft nicht gänzlich auf die Arbeit im herkömmlichen Büro verzichten.
Deshalb wird der Digital Workplace auch im Jahr 2022 und darüber hinaus für hybride Arbeitsmodelle eingesetzt.
Von hybriden Arbeitsmodellen spricht man dann, wenn Mitarbeitern ermöglicht wird, aus dem Office, von zu Hause oder von einem anderen Ort aus zu arbeiten.
Komplexität
Wenn zu viele unterschiedliche Anwendungen und Abläufe eingesetzt werden, kann dies zu Konfusion, Frustration und letztlich Stress führen.
Die Folge: Eine verringerte Mitarbeiter-Produktivität.
Um dieser Komplexität entgegenzuwirken, werden Digital-Workplace-Lösungen zukünftig noch intuitiver.
Künstliche Intelligenz (KI)
Am Digital Workplace ist KI bislang meist noch nicht wirklich angekommen.
Klar, einige Anwendungen setzen bei der Optimierung und Automatisierung bereits auf KI.
Im Jahr 2022 wird KI jedoch definitiv eine größere Rolle im Digital-Workplace-Bereich spielen, denn ihr Potenzial wurde bei weitem noch nicht ausgeschöpft.
Technologie-Gaps
Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle bei der tatsächlichen Implementierung eines Digital Workplace.
Zumeist sind es jedoch die älteren Mitarbeiter, die sich mit der Adaptierung von neuen Technologien schwerer tun, als etwa Digital Natives.
Diese Unterschiede abzubauen ist eine der großen Herausforderungen, denen Organisationen sich stellen müssen, wenn sie einen Digital Workplace einführen wollen.
Sicherheit
Immer wieder werden größere Datenlecks und Hacks gemeldet (hier entlang für mehr zum Thema Cyber Security).
Der Schaden ist mitunter groß.
Mit dem Digital Workplace vergrößern sich auch die potenziellen Angriffsflächen für Cyberkriminelle.
IT-Manager sind in dieser Hinsicht auch in 2022 gefordert, Digital Workplaces ausreichend abzusichern.
Fazit
Der Trend zum Digital Workplace ist spätestens seit dem Jahr 2020 nicht mehr aufzuhalten.
Als Teil Ihrer digitalen Transformation sollten Sie sich auch mit den Vorteilen und Trends auseinandersetzen, die ein Digital Workplace mit sich bringen kann.
Aber auch die möglichen Herausforderungen sollten Sie dabei nicht außer Acht lassen.
Wenn Sie nicht das Arbeiten der Zukunft planen, hat Ihre Organisation keine Zukunft.
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